Le conseil municipal de Birmingham a récemment été au cœur d'une controverse majeure liée à la mise en œuvre du système Oracle. Pendant une période de dix mois, les auditeurs ont été tenus à l'écart des informations cruciales concernant les difficultés rencontrées lors de ce déploiement, soulevant des questions sur la transparence et la gouvernance au sein de l'administration locale.Le projet Oracle, initialement conçu pour moderniser les systèmes financiers et de ressources humaines du conseil, a rapidement rencontré des obstacles techniques et organisationnels. Malgré ces défis, les responsables du conseil ont choisi de ne pas informer immédiatement les auditeurs internes, retardant ainsi la détection et la résolution des problèmes. Cette absence de communication a conduit à une escalade des coûts et à des retards significatifs dans la mise en œuvre du système. Les services publics en ont été affectés, et la confiance des citoyens envers leur administration locale a été ébranlée.
Le conseil municipal de Birmingham n'a pas informé ses auditeurs officiels de la mise en œuvre désastreuse d'Oracle pendant les dix mois qui ont suivi la mise en service de la suite d'applications, et a semblé entraver l'accès au nouveau système nécessaire à l'accomplissement de leur travail. Depuis qu'elle a remplacé le logiciel financier SAP vieillissant par Fusion d'Oracle, basé sur le cloud, pour les ressources humaines, la paie, l'ERP et les finances en avril 2022, l'autorité locale d'Europe a constaté que le système « paralysait effectivement » sa capacité à gérer et à rendre compte de ses finances, ont constaté les auditeurs. Deux ans et demi après la mise en service du système de remplacement, il n'était toujours pas « sûr et conforme », selon les preuves présentées au conseil en janvier.
Alors que la débâcle a fait la une des médias locaux en mai 2022, après que des écoles se sont retrouvées dans l'incapacité de payer leurs factures et qu'une série de contournements manuels complexes ont été nécessaires pour faire fonctionner le système, les conseillers n'ont commencé à discuter des défaillances qu'en avril 2023.
Lors d'une réunion du comité d'audit du conseil la semaine dernière, l'auditeur externe Mark Stocks, public sector assurance practice lead pour le compte de Grant Thornton Midlands, a été interrogé sur les raisons pour lesquelles son équipe n'avait pas tiré la sonnette d'alarme plus tôt. Stocks a déclaré que la situation de la mise en œuvre d'Oracle par le conseil municipal de Birmingham était « sans précédent » dans son expérience.
« Je n'ai jamais vu un tel niveau d'échec si je reprenais tous les plans d'audit que j'ai réalisés au cours des 35 dernières années. Aucun d'entre eux ne comportait ce risque important, parce que vous devriez être en mesure de le mettre en œuvre de manière efficace. Tous les autres conseils municipaux du pays peuvent mettre en œuvre ces systèmes de manière efficace », a-t-il déclaré.
Stocks a ajouté qu'après la mise en service d'Oracle en 2022, Grant Thornton n'avait pas été en mesure d'accéder au système Oracle pour vérifier les comptes. Stocks a été impliqué dans l'audit de Birmingham en février 2023, peu après que « nos informaticiens m'ont contacté et m'ont dit : “Nous ne pouvons pas accéder à Birmingham : ils ne nous fournissent aucune information sur la mise en œuvre, vous devez donc intervenir” », a-t-il déclaré lors de la réunion.
Il a expliqué à la commission que les auditeurs de Grant Thornton avaient déjà signalé dans un rapport qu'ils n'avaient pas accès à l'information. « Après cela, nous avons reçu un lanceur d'alerte qui nous a expliqué ce qui se passait... C'était la première fois que quelqu'un nous faisait part d'un problème, ce qui nous pose des problèmes en tant qu'auditeurs ».
La base juridique des audits externes des conseils au Royaume-Uni est fournie par la loi de 2014 sur l'audit local et la responsabilité. Dans des conseils publiés sur le site web de la Local Government Association, un expert a déclaré qu'en raison de l'importance des systèmes informatiques dans la préparation des états financiers, les auditeurs externes ont leurs propres stratégies d'audit informatique pour examiner les contrôles techniques et environnementaux clés.
Stocks a déclaré à la commission d'audit que son équipe n'avait pas soulevé la question de l'absence d'accès au système Oracle parce qu'elle s'était concentrée sur la production d'un rapport d'intérêt public, qui a révélé que la Commission n'avait pas les compétences nécessaires pour remettre en question ses fournisseurs de technologie ou qu'elle n'avait pas vu les signaux d'alarme qui auraient dû empêcher la mise en service du système.
« Nous devons pouvoir faire confiance [au conseil] pour qu'il soit franc avec nous sur ce qui s'est passé, et personne ne nous a parlé de ce qui se passait avec le système ERP. Je n'ai pas ressenti le besoin d'en parler [...]. Je devais d'abord travailler sur le rapport [d'intérêt public]. Mais cela rend les relations difficiles entre nous et les fonctionnaires [du conseil] et il a fallu un peu de temps pour rétablir une partie de la confiance. Ces choses auraient pu nous être communiquées clairement, et cela complique notre travail d'auditeur », a-t-il déclaré.
Au cours de la réunion, le conseiller Lee Marsham, membre travailliste de la commission d'audit, a demandé une enquête sur la mise en œuvre de l'ERP Oracle.
La mise en œuvre initiale de Birmingham s'est appuyée sur de multiples personnalisations du système Oracle. Le conseil municipal est actuellement en train de réimplémenter Oracle à partir de zéro sur une base « out-of-the-box » et prévoit de mettre en service le système fonctionnel en 2026.
Stocks a déclaré que le conseil devait être prêt à opérer les changements nécessaires pour adopter les processus standard d'Oracle. « Vous devez conduire le changement parce que les choses doivent changer dans la façon dont les départements travaillent et comment vous mettez en œuvre le prochain système ERP parce qu'il ne peut pas se tromper à nouveau. Je ne pense pas qu'aucun d'entre nous puisse survivre si cela se reproduit », a-t-il déclaré à la commission.
Les fonctionnaires avaient une connaissance limitée d'Oracle et des solutions cloud
Dans un rapport précédent, les auditeurs indépendants Grant Thornton ont montré que les agents du conseil et le département numérique n'avaient pas une compréhension suffisante de la solution Oracle Fusion qu'ils avaient sélectionnée dans le cadre d'un processus d'approvisionnement en 2019.
La compréhension du système par les agents était « limitée », ce qui signifie qu'ils se sont appuyés sur des partenaires externes pour concevoir la solution et gérer le programme, indique le rapport. Dans le même temps, le manque de connaissances d'Oracle de la direction Digital and Customer Services signifiait qu'elle avait du mal à agir en tant que « client intelligent » et à critiquer le travail de l'intégrateur de syst...
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