Le fiasco Oracle à Birmingham : les fonctionnaires avaient une connaissance limitée d'Oracle et des solutions cloud

Entravant leur capacité à prendre des décisions critiques

Le fiasco Oracle à Birmingham : les fonctionnaires avaient une connaissance limitée d'Oracle et des solutions cloud,
limitant leur capacité à prendre des décisions critiques

La mise en œuvre désastreuse du système Oracle Fusion par le conseil municipal de Birmingham a mis en évidence des lacunes profondes dans la gestion des projets technologiques au sein des administrations locales. Ce projet, initialement budgété à 19 millions de livres sterling, a vu ses coûts exploser pour atteindre 108 millions de livres, tout en échouant à fournir une gestion financière conforme. Cette situation a contribué à la quasi-faillite du conseil en septembre 2023.

Un rapport indépendant de Grant Thornton révèle que les responsables du conseil et le département numérique ne comprenaient pas suffisamment la solution Oracle Fusion qu'ils avaient choisie en 2019. Cette méconnaissance les a rendus dépendants de partenaires externes pour la conception et la gestion du projet, les empêchant de critiquer efficacement le travail des fournisseurs. Cette dépendance souligne un manque de compétences internes cruciales pour superviser des projets d'une telle envergure.

Les fonctionnaires municipaux responsables d'une mise en œuvre désastreuse d'Oracle qui a laissé le conseil municipal de Birmingham incapable de gérer ses finances n'avaient pas une bonne compréhension de la solution basée sur le cloud qu'ils avaient choisi d'acheter. Le conseil a mis en service Oracle Fusion (un système ERP, financier et de ressources humaines basé sur le cloud) en avril 2022. Depuis, l'autorité n'a pas été en mesure de fournir une gestion financière conforme et prévoit maintenant de réimplémenter le produit.


Le coût total estimé est passé d'environ 19 millions de livres à 108 millions de livres, les écoles, bien qu'initialement incluses dans le périmètre du projet, ont été exclues du champ d'application.

Un rapport des auditeurs indépendants Grant Thornton montre que les agents du conseil et le département numérique n'avaient pas une compréhension suffisante de la solution Oracle Fusion qu'ils avaient sélectionnée dans le cadre d'un processus d'approvisionnement en 2019.

La compréhension du système par les agents était « limitée », ce qui signifie qu'ils se sont appuyés sur des partenaires externes pour concevoir la solution et gérer le programme, indique le rapport. Dans le même temps, le manque de connaissances d'Oracle de la direction Digital and Customer Services signifiait qu'elle avait du mal à agir en tant que « client intelligent » et à critiquer le travail de l'intégrateur de systèmes Evosys ou d'autres fournisseurs.

« L'incapacité à investir correctement dans la capacité de mise en œuvre de l'ERP et à gérer la rotation du personnel aux postes clés du programme a constitué une faiblesse importante dans les dispositions prises », indique le rapport sur l'optimisation des ressources.

« L'échec de la mise en œuvre du système ERP a eu un impact fondamental sur la gestion financière et les opérations du Conseil. Nous estimons que le Conseil n'a pas respecté son obligation de fournir la meilleure valeur et n'a pas mis en place les dispositions appropriées pour garantir l'économie, l'efficience et l'efficacité dans l'utilisation des ressources en rapport avec ce projet ».

Dans une déclaration à la BBC, un porte-parole du conseil a déclaré que l'autorité « prendrait en compte » ses conclusions et qu'elle faisait des progrès significatifs dans la réimplantation d'Oracle et « remettait nos finances sur les rails ».

« Nous nous sommes efforcés de renforcer considérablement la gouvernance, de comprendre les problèmes au sein du système et de tirer les leçons de ce qui n'a pas fonctionné », a déclaré le porte-parole.

Un rapport antérieur des auditeurs avait constaté que, deux ans et demi après sa mise en service, le système Oracle n'était toujours pas « sûr et conforme » et avait « effectivement paralysé la capacité du conseil à gérer les finances et à en rendre compte ».

L'évaluation de Grant Thornton indique que le conseil n'avait pas entièrement résolu la conception de la solution avant sa mise en service. Dans le même temps, il est « peu probable que le conseil dispose d'un système financier pleinement opérationnel avant au moins 2026 », date à laquelle la réimplémentation devrait être mise en œuvre.

La piste de la fraude n'est pas écartée

En avril de l'année dernière, il est apparu que le conseil n'avait pas de piste d'audit dans le système comptable pendant près de 18 mois, ce qui signifie qu'entre avril 2022 et août ou septembre 2023, il n'a pas été en mesure de déterminer si une fraude financière avait été commise à l'aide du système.

En effet, Fiona Greenway, directrice des finances et responsable statutaire, a déclaré à la commission d'audit que le conseil ne saurait certainement jamais si une fraude avait été commise : « En ce qui concerne la séparation des tâches, le fait que la décision ait été prise quelque part de désactiver la seule chose qui pouvait nous donner l'assurance dans l'environnement de contrôle du système ERP signifie que je ne pourrai probablement jamais donner l'assurance à 100 % que la piste n'est tout simplement pas là », a-t-elle déclaré.

Greenway a ensuite déclaré que les fonctions d'audit d'Oracle n'avaient jamais été activées. « Je n'ai jamais - et j'ai fait ce travail pendant de nombreuses années - connu quelqu'un qui n'ait pas décidé d'activer une piste d'audit ».

Greenway a déclaré qu'il serait difficile de produire des comptes pour les exercices 2022-2023 et 2023-24 « parce que la piste d'audit n'a été activée qu'en août [ou] septembre, ce qui signifie que nous avons au moins une demi-année de transactions sans piste d'audit et sans possibilité de tester la fraude dans ce système. C'est donc un problème ».

Le conseil municipal de Birmingham est responsable d'un budget d'environ 3,2 milliards de livres, qui couvre les dépenses liées aux soins sociaux, aux écoles, à la collecte des ordures et à d'autres services.

Les points clés de cette situation préoccupante :

• Absence de piste d’audit : Le Conseil municipal n’a pas mis en place de mécanisme de suivi des transactions financières. En conséquence, il ne peut pas savoir si des fraudes ont été commises. La directrice des finances et responsable statutaire, Fiona Greenway, a déclaré que la décision de désactiver la piste d’audit signifie qu’elle ne pourra probablement jamais garantir à 100 % l’intégrité du système. Les fonctionnalités d’audit d’Oracle n’ont jamais été activées, ce qui est inhabituel selon elle.
• Problèmes de séparation des tâches : Le système ERP continue de rencontrer des difficultés avec les fonctionnalités de séparation des tâches. Ces fonctionnalités sont essentielles pour déterminer qui est autorisé légalement à consulter et à contrôler les transactions. L’absence de séparation des tâches rend le système vulnérable aux fraudes.
• Coûts exponentiels : Le coût de mise en œuvre d’un système fonctionnel permettant aux auditeurs externes de valider les comptes devrait dépasser de plus de 100 millions de livres sterling les estimations initiales. En septembre de l’année dernière, le Conseil municipal a été effectivement déclaré en faillite en raison de la mise en œuvre d’Oracle et d’une série de réclamations d’égalité des salaires remontant à plusieurs années, dont la facture a été estimée à 760 millions de livres sterling.
• Conséquences pour les comptes : La production des comptes pour les exercices 2022-2023 et 2023-2024 sera difficile, car la piste d’audit n’a été activée qu’en août ou septembre. Cela signifie qu’au moins six mois de transactions n’ont pas de piste d’audit, ce qui complique la détection des fraudes.

« Un désastre imminent ignoré »

Le rapport, qui a été remis au conseil le 11 février, confirme que les contribuables devront financer 90 millions de livres, qui s'ajoutent aux 19 millions de livres initialement prévus pour Oracle. Les impôts devraient déjà augmenter de 7,49 % à partir d'avril, après que le gouvernement soit intervenu la semaine dernière pour empêcher une augmentation de 10 % qui avait été demandée.

Robert Alden, leader de l'opposition et conservateur local de Birmingham, a déclaré : « Depuis la décision initiale jusqu'à la mise en œuvre, et alors que les signes avant-coureurs d'un désastre imminent commençaient à se manifester après la mise en service, le conseil a ignoré les conseillers de l'opposition, son propre personnel et même les consultants qu'il avait engagés à grands frais », a-t-il déclaré.

« Il s'agit d'une abdication de responsabilité à grande échelle et les coûts ont une fois de plus été mis sur le paillasson des habitants de Birmingham qui reçoivent des factures d'impôts de plus en plus élevées ».

Source : rapport de Grant Thornton

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