Le désastre financier provoqué par la mise en œuvre bâclée d'Oracle Fusion continue de secouer le Conseil municipal de Birmingham. La plus grande municipalité d'Europe a finalement accepté une facture de 108 millions de livres (environ 130 millions d'euros) pour son remplacement désastreux de SAP par Oracle jusqu'en 2026, soit cinq fois la somme initialement prévue et avec cinq ans de retard. Les écoles sont exclues du champ d'application, mais le plan de 108 millions de livres sterling dépasse toujours largement les 20 millions de livres sterling prévus à l'origine. Le système, tel qu'il est actuellement mis en œuvre, souffre de défaillances graves.Rappel sur le déploiement bâclé de l'ERP du conseil municipal de Birmingham
Le conseil municipal de Birmingham prévoyait d'utiliser Oracle Cloud pour ses opérations financières et de ressources humaines, en vue d'un lancement en décembre 2020. Le projet consistait en la mise en service de la plateforme unique Oracle Fusion pour les finances, la paie, l'approvisionnement, les ressources humaines, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la relation client en remplacement d'un système SAP mis en service en 1997.
La date d'achèvement initiale de 2020 a ensuite été reportée à avril 2022, ce qui n'a pas non plus été respecté. Les audits révèleront plus tard que le projet a été mal planifié ou mal exécuté, entraînant des conséquences financières importantes pour le Conseil municipal de Birmingham. Le coût du projet a explosé : il est passé d'une estimation initiale 20 millions de livres sterling (24 millions d'euros) à 38 millions de livres sterling (environ 45,9 millions d'euros).
En raison des nombreux problèmes persistants, le conseil a annoncé en juin 2023 qu'il devrait dépenser 46,5 millions de livres (environ 56 millions d'euros) supplémentaires pour rectifier les problèmes rencontrés. Il s'est finalement retrouvé avec un coût prévisionnel de 131 millions de livres sterling (environ 130 millions d'euros), y compris la réimplémentation. Cette débâcle a révélé la « gestion calamiteuse » dont ont fait preuve les responsables du projet.
Malgré les avertissements rouges de sa revue de projet, les rapports d'audit ont révélé que le conseil municipal de Birmingham a mis en service le remplacement de son système financier SAP vieillissant. Le système a été mis en service avec des modifications et des problèmes majeurs sont apparus. Le conseil municipal prévoit maintenant de remettre en œuvre une version « prête à l'emploi » d'Oracle, tout en faisant de son mieux pour réparer le système actuel.
Dans son dernier rapport au comité d'audit du conseil, le cabinet d'audit externe Grant Thornton a révélé que le système faisait des enregistrements comptables incorrectes. Les auditeurs ont constaté des risques importants dans la gestion de la trésorerie au cours des derniers exercices financiers, par exemple. Le système ERP Oracle bâclé a attribué 2 milliards de livres sterling (plus de 2,4, milliards d'euros) de transactions à la mauvaise année fiscale.
Le conseil abandonne un cas d'utilisation afin de réduire légèrement la facture
Après les audits, les commissaires du gouvernement ont déclaré « le projet est le plus mauvais déploiement d'ERP » qu'ils n’aient jamais vu. Par exemple, la mise en œuvre initiale a été lancée avec un an de retard et était si mauvaise que le conseil a été contraint de dépenser jusqu'à 61 300 livres sterling (environ 74 067, 26 euros) par semaine pour des solutions de contournement manuelles pour son service de réconciliation bancaire et d'autres interventions.
Le conseil municipal de Birmingham prévoit d'acheter et de mettre en œuvre un logiciel de rapprochement bancaire d'une tierce partie. Par ailleurs, le conseil peut être assuré que le coût total estimé du projet initial et de la réimplémentation a baissé. Le coût a baissé de 23 millions de livres sterling (27 791 475 d'euros) après que le conseil a considérablement réduit la portée du projet : il a notamment décidé de supprimer les écoles du champ d'application.
Envoyé par Conseil municipal de Birmingham
Le point de vue de l'équipe d'experts du programme et du commissaire Oracle est que le système Oracle n'est pas adapté à la fourniture de ces services aux écoles à long terme. Après la mise en œuvre, toute solution basée sur Oracle pour les écoles serait comparativement coûteuse et inefficace et les coûts correspondants devraient être supportés par les écoles par le biais de frais commerciaux, ce qui ne représenterait pas un bon rapport qualité-prix pour les écoles.
Le rapport d'audit du cabinet Grand Thornton a souligné la difficulté de conserver les compétences et les connaissances relatives à la mise en œuvre de l'ERP : « depuis le début du projet, il y a eu une rotation importante du personnel. Aucun des membres du personnel actuel n'a participé à la mise en œuvre initiale du programme. Le conseil se concentre actuellement sur la résolution des problèmes à venir plutôt que sur la résolution des problèmes antérieurs ».
Il ajoute : « le conseil municipal de Birmingham disposait d'une équipe importante pour soutenir SAP. La taille actuelle de l'équipe Oracle est en évolution, car [le conseil] n'est pas sûr de ce à quoi ressemble une solution Oracle stable et donc du type d'assistance dont il aurait besoin ». Les fonctions de sécurité et d'audit du système Oracle n'avaient pas été mises en œuvre initialement, ce qui l'a empêchée de détecter des fraudes potentielles pendant environ 18 mois.
Un simple projet ERP qui finit par ruiner le plus grand conseil municipal d'Europe
En septembre 2023, le conseil municipal de Birmingham s'est retrouvé en faillite à cause des réclamations en suspens sur l'égalité salariale et de la mise en œuvre d'Oracle. Les réclamations massives sur l'égalité salariale sont estimées à environ 700 millions de livres sterling (846 023 500 d'euros). Cependant, une analyse approfondie révèle que les déficits budgétaires ne sont pas tant liés à ces réclamations qu’à l’échec de la mise en œuvre du système Oracle.
Selon les auditeurs, il y a eu un manque systémique de leadership, les responsables du projet n'ayant pas écouté les préoccupations soulevées par un certain nombre de parties. James Brackley, maître de conférences en comptabilité à l’Université de Sheffield et qui fait également partie de l’Audit Reform Lab, explique :
Envoyé par James Brackley
Nous avons procédé à une analyse documentaire approfondie des documents du cabinet et du comité d'audit, des plans financiers, des rapports annuels et d'autres documents clés des deux dernières années. Nous avons également assisté à des réunions publiques depuis la publication de l'avis au titre de l'article 114. Nos enquêtes montrent que l'annonce initiale ne dit pas tout.
Nous avons découvert que la spirale des déficits budgétaires citée dans la communication au titre de l'article 114 n'a pas grand-chose à voir avec la question de l'égalité de rémunération. Ils sont plutôt le résultat d'une mise en œuvre désastreuse d'un nouveau système informatique Oracle, qui vient s'ajouter à une décennie de coupes d'austérité qui avaient déjà mis les services à rude épreuve.
Nos conclusions suggèrent que le conseil municipal devait savoir que ce désastre informatique aurait déclenché une notification au titre de l'article 114, mais qu'il a émis la notification sur la base de réclamations relatives à l'égalité de rémunération. Cela soulève la question importante de savoir pourquoi.
De plus, le conseil a été informé qu'il n'y avait pas de base financière fiable pour les montants des coupes budgétaires proposées. En raison de ses problèmes informatiques, le conseil n'a pas été en mesure de contrôler efficacement son budget.
L’affaire du conseil municipal de Birmingham met en lumière les défis complexes auxquels sont confrontées les organisations lorsqu’elles implémentent des systèmes ERP. Elle souligne également l’importance de la planification minutieuse, de la gestion des risques et de la transparence dans de tels projets. Espérons que le conseil tirera des leçons de cette expérience pour garantir le succès futur de son système ERP.
Source : le conseil municipal de Birmingham (1, 2)
Et vous ?
Quel est votre avis sur l'échec du système Oracle du conseil municipal de Birmingham ? Comment expliquer les nombreuses irrégularités observées dans la mise en œuvre de ce projet ERP ? Quid des surcoûts ? Quelles leçons peut-on tirer de ce fiasco ? Qui doit être tenu pour responsable de ce fiasco ? Selon vous, pourquoi le conseil municipal de Birmingham a-t-il poursuivi le projet malgré les problèmes techniques relevés dès le départ ?Voir aussi
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