La mise en œuvre bâclée du logiciel Oracle Fusion par la municipalité de Birmingham continue de perturber la gestion financière et les opérations du conseil. Dans son dernier rapport au comité d'audit du conseil, le cabinet d'audit externe Grant Thornton a révélé que le système faisait des enregistrements comptables incorrectes. Les auditeurs ont constaté des risques importants dans la gestion de la trésorerie au cours des derniers exercices financiers, par exemple. Les allocations de trésorerie comptabilisées dans Oracle ont été enregistrées comme une transaction le même jour. La défaillance du système oblige les employés à corriger les erreurs manuellement.« Si la transaction à laquelle elle se rapporte date de l'année précédente, cela signifie que l'enregistrement des liquidités se fait dans la mauvaise année et que les enregistrements comptables sont incorrects. Au cours de l'exercice 23/24, des transactions d'un montant de 2 milliards de livres sterling ont été comptabilisées dans la mauvaise année, ce qui a nécessité une correction manuelle », indique le rapport de Grant Thornton. Les audits successifs ont révélé que les coûts prévus pour le projet Oracle ERP sont passés d'environ 20 millions de livres sterling à environ 131 millions de livres sterling.
Malgré les avertissements rouges de sa revue de projet, le conseil municipal de Birmingham a mis en service le remplacement de son système financier SAP vieillissant, un logiciel personnalisé datant de 1999. Le système a été mis en service avec des modifications et des problèmes sont apparus. Le conseil municipal prévoit maintenant de remettre en œuvre une version « prête à l'emploi » d'Oracle, tout en faisant de son mieux pour réparer le système actuel.
Dans leur dernier rapport, les auditeurs ont souligné la difficulté de conserver les compétences et les connaissances relatives à la mise en œuvre initiale : « depuis le début du programme, il y a eu une rotation importante du personnel. Aucun des membres du personnel actuel n'a participé à la mise en œuvre initiale du programme. Le conseil se concentre actuellement sur la résolution des problèmes à venir plutôt que sur la résolution des problèmes antérieurs ».
Il ajoute : « le conseil municipal de Birmingham disposait d'une équipe importante pour soutenir SAP. La taille actuelle de l'équipe Oracle est en évolution, car [le conseil] n'est pas sûr de ce à quoi ressemble une solution Oracle stable et donc du type d'assistance dont il aurait besoin ». Les fonctions de sécurité et d'audit du système Oracle n'avaient pas été mises en œuvre initialement, ce qui l'a empêchée de détecter des fraudes potentielles pendant environ 18 mois.
Les pertes financières occasionnées par le projet ERP pourraient être bien plus importantes
Le conseil municipal de Birmingham prévoyait d'utiliser Oracle Cloud pour ses opérations financières et de ressources humaines, en vue d'un lancement en décembre 2020. Le projet consistait en la mise en service de la plateforme unique Oracle Fusion pour les finances, la paie, l'approvisionnement, les ressources humaines, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la relation client en remplacement d'un système SAP introduit pour la première fois en 1997. La date d'achèvement initiale de 2020 a ensuite été reportée à avril 2022, ce qui n'a pas non plus été respecté. Le suivi du projet a été rendu difficile.
En fin de compte, le coût du projet ERP est passé d'une estimation initiale 19 millions de livres (24 millions de dollars) à 38 millions de livres (48 millions de dollars), et à la suite des nombreux problèmes persistants, le conseil a annoncé en juin 2023 qu'il devrait dépenser 46,5 millions de livres (58,7 millions de dollars) supplémentaires pour rectifier les problèmes rencontrés. Il s'est finalement retrouvé avec un coût prévisionnel de 131 millions de livres sterling, y compris la réimplémentation. Cette débâcle a révélé la mauvaise gestion désastreuse dont ont fait preuve les responsables et suscité de nombreuses questions.
Mais l'histoire ne s'arrête pas là. Un nouveau rapport de l'Audit Reform Lab (un collectif d'universitaires, de consultants et d'activistes) basé à l'université de Sheffield, en Angleterre, estime que le coût réel du désastre de la mise en œuvre du système Oracle devrait s'élever à 216,5 millions de livres jusqu'en avril 2026, car les plans de dépenses de la municipalité s'appuyaient sur les économies attendues du système ERP, qu'elle a ensuite annulé en raison des problèmes successifs.
Envoyé par Extrait du rapport
Aucune des économies directes prévues n'a été réalisée et, en outre, en raison de l'incapacité à contrôler les budgets, un montant important d'économies plus larges a dû être passé par pertes et profits. Au total, 69 millions de livres sterling d'économies en 2023/24 ont été annulés, ainsi que d'autres économies non spécifiées dans les années à venir.
Bon nombre des processus internes et des connaissances tacites qui avaient été utilisés auparavant pour produire des résultats financiers se sont effondrés, ne fournissant pas des solutions simples qui auraient permis de résoudre des problèmes de ce type.
Le rapport demande une enquête publique sur le désastre financier, qui a provoqué la faillite du conseil après que la nouvelle d'une réclamation de 760 millions de livres sur l'égalité salariale a été divulguée. Le rapport affirme que ce chiffre a été divulgué prématurément et potentiellement surévalué, tandis que le rôle d'Oracle a été minimisé. Selon les auditeurs, l'absence d'un système comptable opérationnel rendait la réalisation d'un audit complet coûteuse et longue.
« Toute enquête ultérieure devrait poser des questions sérieuses sur les raisons pour lesquelles l'échec d'Oracle a été minimisé par la haute direction à l'époque ; et si cela était le résultat de l'intransigeance et de la mauvaise gestion, ou faisait partie d'une stratégie délibérée pour détourner le blâme, ou d'une autre raison », a déclaré le rapport. En réponse, John Cotton, président du conseil municipal de Birmingham, a fait valoir que les responsabilités sont partagées.
La mise en œuvre d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) est souvent un processus complexe et coûteux pour les organisations. Le Conseil de la ville de Birmingham, au Royaume-Uni, en a fait l’expérience de manière douloureuse lorsqu’il a décidé d’adopter Oracle Fusion, un logiciel ERP réputé. Mais les choses ne se sont pas déroulées comme prévu, et le Conseil a dû prendre des mesures extraordinaires pour sauver le projet, des mesures fortement controversées.
Un simple projet ERP qui finit par ruiner l'un des plus grands conseils municipaux d'Europe
En septembre, le conseil municipal de Birmingham a émis un avis au titre de l'article 114, ce qui signifie en effet que le conseil se déclarait en faillite, et une enquête du Centre for Governance and Scrutiny a été lancée pour déterminer ce qui n'allait pas. Dans un rapport d'audit du conseil publié en avril 2024, le conseiller Fred Grindrod a expliqué que le comité d'audit avait été induit en erreur, citant la correspondance qui a suivi le rapport de novembre 2023 du Centre for Governance and Scrutiny. « Ce que cette chambre doit comprendre, c'est la gravité de la situation », a expliqué le conseiller dans le rapport d'audit.
Il a ajouté : « si la commission d'audit a été induite en erreur, alors chaque membre de cette chambre a été induit en erreur, un manquement au devoir de la part de certains de nos dirigeants, et c'est ce qui est arrivé à notre conseil ». Selon d'autres sources, des notes prises par un responsable du conseil soulignent des divergences dans le rapport du conseil au cabinet publié en juin 2023, révèlent les éléments clés du système Oracle qui ne fonctionnaient pas.
Selon le rapport du conseil, « certains éléments critiques d'Oracle ne fonctionnent pas de manière adéquate et cette défaillance a eu un impact principalement sur les opérations quotidiennes des finances et des ressources humaines », y compris le fait que les paiements qui devraient être automatiques étaient toujours effectués manuellement. C'est ce rapport qui a demandé les 46,5 millions de livres (58,7 millions de dollars) supplémentaires pour résoudre les problèmes urgents.
Les anomalies comprennent le fait que la faille dans la mise en œuvre du logiciel Oracle était connue avant même que le système ne soit mis en service en avril 2022. Les notes du gestionnaire montrent également que les dirigeants du conseil ont été invités à enquêter sur l'échec des communications entre la direction du programme, le comité de pilotage et les membres, pour savoir pourquoi l'équipe de direction ne semblait pas être au courant des problèmes liés à Oracle.
Mais le conseil a poursuivi la mise en œuvre de l'ERP Oracle bien qu'elle était consciente des défauts. En outre, les diapositives d'une présentation de mise en œuvre de l'ERP datant de 2019 révèlent que l'état de rapprochement bancaire d'Oracle ne gérait pas les fichiers bancaires mixtes débiteurs/non-débiteurs. La solution de contournement proposée nécessitait soit une intervention manuelle importante, soit une offre de plateforme en tant que service (PaaS) d'Evosys.
Evosys est le partenaire de mise en œuvre d'Oracle engagé par le conseil pour construire le nouveau système. Cela signifie que la connaissance du problème existait jusqu'à trois ans avant le déploiement. En novembre 2022, il a été rapporté que des personnes handicapées s'étaient retrouvées endettées à cause des problèmes informatiques. Le système empêchait les prélèvements automatiques d'être payés aux personnes ayant des demandes de prestations d'invalidité.
Cela affectait leur capacité à établir un budget et à prendre des décisions financières pour elles-mêmes. En fin de compte, un certain nombre de personnes se sont retrouvées endettées en essayant de payer leurs factures sans savoir que les prestations auxquelles elles avaient droit n'avaient jamais été versées. En avril 2024, il a été estimé que les processus manuels mis en œuvre par le conseil coûtaient au conseil environ 250 000 livres sterling par mois.
L’affaire du conseil municipal de Birmingham met en lumière les défis complexes auxquels sont confrontées les organisations lorsqu’elles implémentent des systèmes ERP. Elle souligne également l’importance de la planification minutieuse, de la gestion des risques et de la transparence dans de tels projets. Espérons que le conseil tirera des leçons de cette expérience pour garantir le succès futur de son système ERP.
Source : rapport du cabinet d'audit Grant Thornton
Et vous ?
Quel est votre avis sur l'échec du système Oracle du conseil municipal de Birmingham ? Comment expliquer les nombreuses irrégularités observées dans la mise en œuvre de ce projet ERP ? Quid des surcoûts ? Quelles leçons peut-on tirer de ce fiasco ? Qui doit être tenu pour responsable de ce fiasco ? Selon vous, pourquoi le conseil municipal de Birmingham a-t-il poursuivi le projet malgré les problèmes techniques relevés dès le départ ?Voir aussi
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