Le Conseil de la ville de Birmingham est confronté à une facture de 12 millions de livres pour avoir effectué une vérification manuelle des comptes qui auraient dû être pris en charge par un système ERP Oracle installé en avril 2022. Ce projet ERP a été marqué par des problèmes, passant d’un logiciel SAP hérité à Oracle Fusion basé sur le cloud. Malheureusement, le projet retardé a laissé le conseil sans comptes audibles et a entraîné des coûts supplémentaires, passant d’environ 20 millions de livres à jusqu’à 131 millions de livres.Les problèmes informatiques ont également contribué à la quasi-faillite du Birmingham City Council en septembre de l’année dernière.
Mark Stocks, responsable de la pratique du secteur public chez les auditeurs externes Grant Thornton, a déclaré aux conseillers que les fonctionnaires lui avaient dit que le nouveau système comptable « prêt à l'emploi » pourrait ne pas être prêt avant mars 2026, soit près de quatre ans après la mise en service du système personnalisé défaillant.
L'absence d'un système comptable opérationnel rendait la réalisation d'un audit complet coûteuse et longue, ont conclu les auditeurs après un travail exploratoire.
« Notre capacité à mener à bien ces deux audits - 22/23 et 23/24 - et à vous donner la garantie que vous attendez normalement est sérieusement limitée maintenant, en raison du système ERP et des calendriers que nous devrons probablement respecter », a-t-il déclaré.
Il a expliqué au comité d'audit du Conseil que la réalisation d'audits manuels pour ces années représenterait une tâche colossale.
« Les audits prendraient au moins un an pour une équipe complète, à temps plein, et je pense qu'ils coûteraient environ 3 millions de livres sterling par audit, ce qui nécessiterait d'investir dans le personnel du service financier. C'est une entreprise énorme que de réaliser ces audits sans un environnement de contrôle informatique et sans un environnement de processus d'entreprise », a-t-il déclaré.
Même si les auditeurs externes faisaient le travail, il n'y aurait aucune garantie qu'ils puissent signer les livres avec une opinion sans réserve.
« Il y a une forte probabilité que nous fassions tout ce travail et que vous vous retrouviez avec une opinion sans réserve. C'est un risque, et je suis prudent quand il s'agit de dépenser l'argent public de cette manière pour se retrouver dans la même situation », a-t-il déclaré.
Les problèmes liés au système ERP personnalisé étaient multiples, mais la gestion de la trésorerie, le rapprochement bancaire et les comptes clients étaient particulièrement préoccupants. Le conseil a acheté un logiciel tiers - CivicaPay/Civica Income Management - pour remplacer le système bancaire.
Stocks a déclaré que les fonctionnaires avaient travaillé dur pour améliorer le système Oracle actuel et qu'il n'avait pas « perdu ce message ».
Néanmoins, de graves problèmes subsistent. « Vous ne disposerez pas d'un système financier et d'un système de trésorerie pleinement opérationnels avant avril de l'année prochaine. Le grand livre financier pourrait n'être disponible qu'en avril 2026. C'est vraiment difficile du point de vue d'un responsable financier [et] c'est particulièrement difficile du point de vue d'un audit externe de tirer une conclusion sur vos comptes », a-t-il déclaré.
Richard Parkin, membre de la commission, a déclaré que cette évaluation donnait à réfléchir.
Une conclusion qui était prévisible
En février, l'autorité avait déjà alloué 5,3 millions de livres sterling dans le budget de l'année prochaine pour payer les solutions manuelles jugées nécessaires après que ses efforts pour passer de SAP à Oracle se soient soldés par un désastre coûteux.
Le conseil municipal de Birmingham, en faillite en raison d'une réclamation de 760 millions de livres sur l'égalité salariale, a alloué l'argent pour le budget 2024/25 dans un récent rapport au Cabinet. Le rapport indique que l'argent était nécessaire pour « les coûts d'assistance Oracle : Personnel des services transactionnels pour les solutions de contournement manuelles et les remplacements pour soutenir la libération des SME (Subject Matter Experts, littéralement experts en la matière) ».
Le conseil anglais en difficulté a alloué 25 millions de livres au projet global de réparation du système Oracle pour l'année prochaine, inclus dans les estimations globales du projet de 131 millions de livres, qui ont récemment augmenté par rapport à une prévision antérieure de 100 millions de livres. L'analyse de rentabilité initiale prévoyait 20 millions de livres pour les coûts du projet.
Dans le même temps, l'autorité publique augmente les impôts locaux de 21 %, supprime 600 emplois, réduit l'éclairage public et le ramassage des déchets, entre autres leviers qu'elle actionne pour réduire son déficit.
La municipalité affirme que les 5,3 millions de livres supplémentaires sont nécessaires pour des solutions manuelles, car le système Oracle Fusion, basé sur le cloud, a été mis en œuvre avec un certain nombre de personnalisations sur mesure, dont certaines n'ont pas fonctionné. Il peine toujours à produire des comptes vérifiables.
L'un des principaux coupables est le système de rapprochement bancaire (BRS), qui était censé enregistrer les paiements à destination et en provenance du conseil. Après la mise en service du nouveau logiciel en avril 2022, l'équipe des finances a constaté des erreurs dans le BRS, ce qui signifiait que les paiements à destination et en provenance du conseil devaient être enregistrés manuellement dans les comptes, « créant un retard administratif », selon un rapport au comité d'audit en mai 2023.
Un rapport de décembre 2023 des auditeurs officiels du conseil estime qu'une erreur dans une modification a conduit à des transactions non affectées d'une valeur nette de 74 millions de livres sterling. En février, il a été noté dans le rapport que le conseil dépensait 500 000 £ par mois pour embaucher du personnel temporaire afin de résoudre le problème.
Entre-temps, le Conseil envisage d'acheter d'autres logiciels pour résoudre ses problèmes à court terme.
« Un processus de spécification a été lancé pour le remplacement de BRS par une fonctionnalité Oracle standard soutenue par un logiciel spécialisé de gestion des revenus. De l'acquisition à la mise en œuvre, on estime que le remplacement du BRS prendra jusqu'à 12 mois une fois qu'il aura été approuvé. Il est probable qu'il n'y aura pas de système de trésorerie pleinement opérationnel avant le début de l'année 2025. Pendant cette période de passation de marché, des solutions de contournement manuelles devront encore être mises en œuvre », indique le rapport d'audit.
La décision controversée
Malgré les difficultés rencontrées, le Conseil a récemment octroyé à Oracle un contrat supplémentaire de 10 millions de livres sterling pour des services professionnels. Voici les raisons qui ont motivé cette décision :
- Réimplémentation « tel quel » : Plutôt que d’abandonner complètement le projet, le Conseil a choisi de réimplémenter Oracle Fusion « tel quel ». Cette décision a été prise après que les tentatives de personnalisation du logiciel ont échoué. Le Conseil espère que cette approche plus conservatrice permettra de minimiser les risques et d’accélérer la mise en œuvre.
- Nouveau partenaire de livraison : Le Conseil prévoit également de lancer un appel d’offres pour un nouveau partenaire de livraison Oracle. Ce partenaire sera chargé de mettre en œuvre la solution initiale d’ici mars 2026 et de gérer le service pendant trois à cinq ans.
Dans un avis d'attribution de contrat publié plus tôt ce mois-ci, le conseil municipal a déclaré que le contrat - d'une valeur de 9,987 millions de livres sterling - a commencé le 4 juin et devrait se terminer le 3 septembre 2026.
Le conseil municipal de Birmingham n'a pas réussi à entamer le nouvel exercice financier en avril avec un logiciel de comptabilité vérifiable après une mise en œuvre désastreuse d'Oracle Fusion, qui a été mis en service avec près de deux ans de retard et a fait passer le budget de 20 millions de livres à 40 millions de livres. Le coût total du projet pourrait désormais atteindre 131 millions de livres sterling, car il est prévu de réimplémenter complètement le logiciel « prêt à l'emploi », après que les efforts déployés pour élaborer une solution personnalisée ont échoué.
Le conseil municipal n'a pas réussi à mettre en place des fonctions de sécurité et d'audit dans le logiciel, ce qui signifie qu'il n'a aucun moyen de savoir si des fraudes ont eu lieu entre avril 2022 et septembre 2023.
Source : Birmingham (1, 2)
Et vous ?
Quelles leçons pouvons-nous tirer de l’échec de ce projet Oracle ? Comment les responsables du conseil auraient-ils pu mieux gérer la transition vers le nouveau système ERP ? Quelles sont les conséquences potentielles pour les contribuables et les services publics en raison de ce retard ? Pensez-vous que les projets technologiques de grande envergure devraient être gérés différemment à l’avenir ?