Le Conseil de la ville de Birmingham, en difficulté financière après une mise en œuvre désastreuse d’Oracle Fusion, a récemment octroyé à la société technologique Oracle un contrat de 10 millions de livres sterling pour des services professionnels supplémentaires.La mise en œuvre d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) est souvent un processus complexe et coûteux pour les organisations. Le Conseil de la ville de Birmingham, au Royaume-Uni, en a fait l’expérience de manière douloureuse lorsqu’il a décidé d’adopter Oracle Fusion, un logiciel ERP réputé. Cependant, les choses ne se sont pas déroulées comme prévu, et le Conseil a dû prendre des mesures extraordinaires pour sauver le projet.
Contexte
- Oracle Fusion : Oracle Fusion est une suite de logiciels d’entreprise qui intègre divers modules tels que la gestion financière, les ressources humaines, la chaîne d’approvisionnement et la gestion des projets. Il est conçu pour aider les organisations à rationaliser leurs opérations et à améliorer leur efficacité.
- Problèmes initiaux : Le projet d’implémentation d’Oracle Fusion au sein du Conseil de Birmingham a été marqué par des retards, des dépassements de budget et des problèmes techniques. Le coût initial du projet était de 20 millions de livres, mais il a rapidement doublé pour atteindre 40 millions de livres.
En mai 2023, le conseil municipal de Birmingham avait annoncé qu’il devrait payer jusqu’à 100 millions de livres sterling pour son système ERP Oracle, potentiellement une augmentation quadruple des dépenses initialement estimées, dans un projet souffrant de retards, de dépassements de coûts et d’un manque de contrôle.
Après avoir lutté avec le projet visant à remplacer SAP pour les fonctions centrales des ressources humaines et des finances depuis 2018, le projet ERP, baptisé Financial and People, a été examiné en 2019, 2020 et à nouveau en 2021, lorsque le coût total de mise en œuvre du projet a été estimé à 38,7 millions de livres sterling, « doublant le coût », a déclaré Robert Alden, chef conservateur, au conseil en avril 2023.
Le projet, baptisé Financial and People, était « crucial pour une organisation de la taille du conseil municipal de Birmingham », avait déclaré un porte-parole à l’époque.
Le nouveau chef du conseil municipal, John Cotton, a révélé qu'un « trou noir » massif doit maintenant être comblé dans le budget du conseil pour réparer le système défaillant, qui devrait enregistrer et automatiser chaque facture, achat et paiement de salaire par le conseil.
Le conseil a confirmé que le système Oracle lui-même n'est pas en faute, mais la manière dont son système a été mis en œuvre et intégré par l'autorité a déclenché d'énormes problèmes. Cotton a promis que les contribuables ne souffriraient pas de la crise, déclarant à BirminghamLive : « Nous ne prélèverons aucun argent sur la prestation de services de première ligne aux habitants de cette ville afin d'y remédier ».
La décision controversée
Malgré les difficultés rencontrées, le Conseil a récemment octroyé à Oracle un contrat supplémentaire de 10 millions de livres sterling pour des services professionnels. Voici les raisons qui ont motivé cette décision :
- Réimplémentation « tel quel » : Plutôt que d’abandonner complètement le projet, le Conseil a choisi de réimplémenter Oracle Fusion « tel quel ». Cette décision a été prise après que les tentatives de personnalisation du logiciel ont échoué. Le Conseil espère que cette approche plus conservatrice permettra de minimiser les risques et d’accélérer la mise en œuvre.
- Nouveau partenaire de livraison : Le Conseil prévoit également de lancer un appel d’offres pour un nouveau partenaire de livraison Oracle. Ce partenaire sera chargé de mettre en œuvre la solution initiale d’ici mars 2026 et de gérer le service pendant trois à cinq ans.
Dans un avis d'attribution de contrat publié à la fin de la semaine dernière, le conseil municipal a déclaré que le contrat - d'une valeur de 9,987 millions de livres sterling - a commencé le 4 juin et devrait se terminer le 3 septembre 2026.
Le conseil municipal de Birmingham n'a pas réussi à entamer le nouvel exercice financier en avril avec un logiciel de comptabilité vérifiable après une mise en œuvre désastreuse d'Oracle Fusion, qui a été mis en service avec près de deux ans de retard et a fait passer le budget de 20 millions de livres à 40 millions de livres. Le coût total du projet pourrait désormais atteindre 131 millions de livres sterling, car il est prévu de réimplémenter complètement le logiciel « prêt à l'emploi », après que les efforts déployés pour élaborer une solution personnalisée ont échoué.
Le conseil municipal n'a pas réussi à mettre en place des fonctions de sécurité et d'audit dans le logiciel, ce qui signifie qu'il n'a aucun moyen de savoir si des fraudes ont eu lieu entre avril 2022 et septembre 2023.
Réactions et critiques
Cette décision controversée a suscité des réactions mitigées. Certains estiment que le Conseil aurait dû abandonner complètement Oracle Fusion et explorer d’autres options. D’autres soutiennent que la réimplémentation « tel quel » est la voie la plus sûre pour éviter de nouveaux retards et dépassements de budget.
Un certain nombre d'entreprises ont bénéficié d'un rôle de conseil pour aider le conseil à récupérer le projet. Il s'agit notamment d'Oracle Consulting, de Gartner, de PwC et de KPMG, ainsi que des partenaires initiaux Insight Direct et Evosys.
Outre le nouveau prix des services professionnels d'Oracle, le secteur technologique a encore du pain sur la planche, car le conseil municipal se prépare à réimplémenter Oracle tout en s'efforçant d'adapter le système actuel à ses besoins.
Le conseil est prêt à lancer un appel d'offres pour un nouveau partenaire de livraison d'Oracle pour « mettre à l'échelle, déployer et travailler avec le conseil pour mettre en œuvre la solution initiale d'ici mars 2026 et gérer le service pendant trois à cinq années supplémentaires ».
En mai, le comité des finances et des ressources du conseil a entendu que le plan de réimplémentation d'Oracle nécessiterait des changements importants dans l'entreprise. Le comité a été assuré que le conseil utiliserait des « barrières d'étape » pour contrôler le déploiement et « qu'il y avait un processus de gouvernance plus strict en place cette fois ».
Conclusion
L’affaire du Conseil de Birmingham met en lumière les défis complexes auxquels sont confrontées les organisations lorsqu’elles implémentent des systèmes ERP. Elle souligne également l’importance de la planification minutieuse, de la gestion des risques et de la transparence dans de tels projets. Espérons que le Conseil tirera des leçons de cette expérience pour garantir le succès futur de son système ERP.
Source : avis d'attribution de marché
Et vous ?
Quelles leçons pouvons-nous tirer de cette mise en œuvre désastreuse d’Oracle Fusion ? Les échecs de projets technologiques peuvent souvent fournir des enseignements précieux. Quelles erreurs ont été commises dans ce cas précis, et comment pouvons-nous les éviter à l’avenir ? Comment les conseils municipaux peuvent-ils mieux gérer de tels projets technologiques ? La gestion de projets ERP (Enterprise Resource Planning) est complexe et nécessite une planification minutieuse. Quelles pratiques de gestion de projet peuvent être mises en place pour garantir le succès de telles implémentations ? Quelles sont les alternatives à Oracle Fusion pour les administrations locales ? Il existe de nombreuses solutions ERP sur le marché. Quelles autres options les conseils municipaux devraient-ils envisager pour répondre à leurs besoins en matière de gestion financière et administrative ? 
