Le conseil municipal de Birmingham n'a aucun moyen de savoir si une fraude financière a été commise, car il n'a pas mis en œuvre les fonctions de sécurité et d'audit d'un nouveau système ERP Oracle Fusion. La municipalité anglaise, qui a perçu 3,7 milliards de livres sterling en 2021, a également du mal à mettre en place des fonctions de « séparation des tâches » qui déterminent qui est légalement autorisé à voir et à contrôler les transactions, ce qui est essentiel pour prévenir les fraudes.Le conseil municipal de Birmingham envisage d’abandonner Oracle comme son principal logiciel de gestion des ressources humaines et de planification des ressources d’entreprise, après une mise en œuvre désastreuse qui l’a empêché de déposer des comptes vérifiables, avec un budget passant de 20 millions de livres (23,4 millions d'euros) à 131 millions de livres (153,3 millions d'euros). Une augmentation qui représente 6 fois le coût initial prévu.
Le conseil se débat avec le projet de remplacement de SAP pour les fonctions centrales des ressources humaines et des finances depuis 2018. Le projet ERP, baptisé Financial and People, a été examiné en 2019, 2020 et à nouveau en 2021, lorsque le coût total de mise en œuvre du projet a été estimé à 38,7 millions de livres sterling (45,29 millions d'euros), « doublant le coût », a déclaré Robert Alden, chef conservateur, au conseil en avril.
John Cotton, le nouveau chef du conseil municipal, a révélé en mai 2023 qu'un « trou noir » massif devait désormais être comblé dans le budget du conseil pour réparer le système défaillant, qui devrait enregistrer et automatiser chaque facture, achat et paiement de salaire par le conseil.
Le conseil a confirmé que le système Oracle lui-même n'est pas en faute, mais la manière dont son système a été mis en œuvre et intégré par l'autorité a déclenché d'énormes problèmes. Cotton a promis que les contribuables ne souffriraient pas de la crise, déclarant à BirminghamLive : « Nous ne prélèverons aucun argent sur la prestation de services de première ligne aux habitants de cette ville afin d'y remédier ».
Lorsqu'il lui a été demandé comment il était possible de protéger les services, il a déclaré : « Il existe d'autres moyens de faire face à une pression financière de cette nature, et c'est le plan sur lequel nous travaillons en ce moment ». Il n'a pas donné plus de détails, mais le quotidien est persuadé que cela pourrait impliquer un raid sur les réserves ou la vente des actifs du conseil.
Puis, en juin, l’autorité locale dirigée par les travaillistes a révélé qu’elle devait payer jusqu’à 760 millions de livres sterling (890,43 millions d'euros) pour régler des revendications historiques en matière d’égalité salariale, mais qu’elle n’avait pas les ressources pour le faire. Toutefois, comme suite à la mise en œuvre d'un nouveau système informatique (Oracle dans le cas d'espèce), l'analyse a révélé des coûts supplémentaires importants que la municipalité devra payer.
Une information confirmée dans une déclaration des conseillers John Cotton et Sharon Thompson, respectivement leader et leader adjoint, qui ont indiqué que l’autorité était touchée par des difficultés financières dues à des problèmes liés à la mise en œuvre de son système informatique Oracle. Le conseil a demandé à l’Association des collectivités locales un soutien stratégique supplémentaire, selon le communiqué.
« Étant donné les sommes énormes en jeu, le conseil ne peut pas se permettre de payer cela avec les ressources existantes, y compris les réserves », a déclaré le conseil.
La piste de la fraude n'est pas écartée
Fiona Greenway, directrice des finances et responsable statutaire, a déclaré mercredi à la commission d'audit que le conseil ne saurait certainement jamais si une fraude avait été commise : « En ce qui concerne la séparation des tâches, le fait que la décision ait été prise quelque part de désactiver la seule chose qui pouvait nous donner l'assurance dans l'environnement de contrôle du système ERP signifie que je ne pourrai probablement jamais donner l'assurance à 100 % que la piste n'est tout simplement pas là », a-t-elle déclaré.
Greenway a ensuite déclaré que les fonctions d'audit d'Oracle n'avaient jamais été activées. « Je n'ai jamais - et j'ai fait ce travail pendant de nombreuses années - connu quelqu'un qui n'ait pas décidé d'activer une piste d'audit ».
Le système ERP Oracle Fusion du conseil municipal, qui a remplacé un système vieillissant du fournisseur allemand SAP, a été mis en service en avril 2022. Le coût de la mise en œuvre d'un système fonctionnel permettant aux auditeurs externes d'approuver les comptes devrait dépasser de plus de 100 millions de livres sterling les estimations initiales. En septembre de l'année dernière, le conseil municipal a été déclaré en faillite à cause de la mise en œuvre d'Oracle et d'une série de réclamations relatives à l'égalité salariale remontant à plusieurs années.
Greenway a déclaré qu'il serait difficile de produire des comptes pour les exercices 2022-2023 et 2023-24 « parce que la piste d'audit n'a été activée qu'en août [ou] septembre, ce qui signifie que nous avons au moins une demi-année de transactions sans piste d'audit et sans possibilité de tester la fraude dans ce système. C'est donc un problème ».
En octobre de l'année dernière, un rapport d'intérêt public de 12 pages des auditeurs externes Grant Thornton a mis en évidence des problèmes de sécurité et de gouvernance dès la mise en place du système. « Certains systèmes de sécurité informatique n'ont pas été mis en œuvre et la séparation des tâches dans le système est inadéquate », indiquait le rapport.
Meirion Jenkins, conseiller municipal et membre du comité d'audit, qui dirige également une entreprise de revente et de mise en œuvre de systèmes ERP Microsoft Dynamics 365, a déclaré : « En 40 ans de vente et de mise en œuvre de ces systèmes, [ni Fiona Greenway ni moi] n'avons jamais vu cette situation se produire auparavant. Et aucun de nous ne peut offrir d'explication sur les raisons pour lesquelles on déciderait [de ne pas mettre en œuvre les fonctionnalités d'audit]. C'est un mystère ».
Au début du mois, le conseiller Fred Grindrod, président du comité d'audit du conseil, a demandé pourquoi le système Oracle n'était toujours pas « sûr et conforme » en termes d'obligations légales et statutaires pour le nouvel exercice financier, ce qui, selon Grant Thornton, serait « absolument crucial ».
Les points clés de cette situation préoccupante
- Absence de piste d’audit : Le Conseil municipal n’a pas mis en place de mécanisme de suivi des transactions financières. En conséquence, il ne peut pas savoir si des fraudes ont été commises. La directrice des finances et responsable statutaire, Fiona Greenway, a déclaré que la décision de désactiver la piste d’audit signifie qu’elle ne pourra probablement jamais garantir à 100 % l’intégrité du système. Les fonctionnalités d’audit d’Oracle n’ont jamais été activées, ce qui est inhabituel selon elle.
- Problèmes de séparation des tâches : Le système ERP continue de rencontrer des difficultés avec les fonctionnalités de séparation des tâches. Ces fonctionnalités sont essentielles pour déterminer qui est autorisé légalement à consulter et à contrôler les transactions. L’absence de séparation des tâches rend le système vulnérable aux fraudes.
- Coûts exponentiels : Le coût de mise en œuvre d’un système fonctionnel permettant aux auditeurs externes de valider les comptes devrait dépasser de plus de 100 millions de livres sterling les estimations initiales. En septembre de l’année dernière, le Conseil municipal a été effectivement déclaré en faillite en raison de la mise en œuvre d’Oracle et d’une série de réclamations d’égalité des salaires remontant à plusieurs années, dont la facture a été estimée à 760 millions de livres sterling.
- Conséquences pour les comptes : La production des comptes pour les exercices 2022-2023 et 2023-2024 sera difficile, car la piste d’audit n’a été activée qu’en août ou septembre. Cela signifie qu’au moins six mois de transactions n’ont pas de piste d’audit, ce qui complique la détection des fraudes.
Réimplémenter Oracle ou chercher une autre solution ?
S’exprimant devant le comité d’audit du conseil en février, les responsables ont déclaré que le conseil examinait toujours s’il fallait réimplémenter Oracle ou chercher une autre solution, alors que le corps public peine à stabiliser l’implémentation actuelle d’Oracle et à la rendre apte à déposer des comptes vérifiables avec un système de rapprochement bancaire fonctionnel.
Le conseiller municipal et membre du comité d’audit Meirion Jenkins a déclaré : « Il y a un moment dans une mise en œuvre où les entreprises diraient : "Nous allons arrêter, nous allons simplement accepter que nous ne voulons pas jeter de l’argent par les fenêtres. Nous allons mettre en place quelque chose d’autre" ». Il a ensuite demandé aux agents si le conseil - qui prévoit 300 millions de livres de coupes budgétaires globales - avait atteint ce stade.
Philip Macpherson, un responsable du programme Oracle récemment nommé pour le conseil, a déclaré : « Nous sommes en train de faire une analyse des options pour peser réellement le pour et le contre autour de cela, pour étayer le cas d’une réimplémentation [d’Oracle] et spécifier les résultats attendus par le conseil ».
Le plan actuel du conseil est de réimplémenter une nouvelle version d’Oracle, après que sa version fortement personnalisée d’Oracle pour la finance, les ressources humaines, les achats, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion de la relation client et la paie a été mise en service en avril 2022, malgré des avertissements « rouges » sur plusieurs aspects de la fonctionnalité. La personnalisation était contraire au plan initial du conseil, et en juin dernier, il a décidé de revenir à une solution Oracle plus « standard ».
Alors que le conseil municipal est confronté à l'incertitude concernant un projet Oracle doté d'un budget de 131 millions de livres sterling, il a annoncé qu'il augmenterait les impôts de 21 % au cours des deux prochaines années, dans le cadre des efforts visant à réduire le budget de 300 millions de livres sterling. Afin d'économiser de l'argent, le conseil prévoit de réduire l'éclairage public et de diminuer les collectes de déchets. Jusqu'à 600 suppressions d'emplois sont encore probables, selon les autorités locales.
Sources : Comité d'audit, budget du conseil municipal de Birmingham de 2021-2022 (au format PDF)
Et vous ?
Pensez-vous que le Conseil municipal de Birmingham aurait dû activer la piste d’audit dès le lancement du système Oracle ERP ? Pourquoi ou pourquoi pas ? Quelles mesures correctives devraient être prises pour éviter de futurs échecs similaires dans d’autres projets informatiques ? Comment évaluez-vous l’impact financier de cette situation sur le Conseil municipal et sur les contribuables ? Quelles leçons pouvons-nous tirer de cette expérience pour améliorer la gestion des projets technologiques dans les administrations publiques ?