Le conseil municipal de Birmingham envisage d’abandonner Oracle comme son principal logiciel de gestion des ressources humaines et de planification des ressources d’entreprise, après une mise en œuvre désastreuse qui l’a empêché de déposer des comptes vérifiables, avec un budget passant de 20 millions de livres (23,4 millions d'euros) à 131 millions de livres (153,3 millions d'euros). Une augmentation qui représente 6 fois le coût initial prévu.Le conseil, qui perçoit 3,4 milliards de livres sterling (3,97 milliards d'euros) de revenus par an, se débat avec le projet de remplacement de SAP pour les fonctions centrales des ressources humaines et des finances depuis 2018. Le projet ERP, baptisé Financial and People, a été examiné en 2019, 2020 et à nouveau en 2021, lorsque le coût total de mise en œuvre du projet a été estimé à 38,7 millions de livres sterling (45,29 millions d'euros), « doublant le coût », a déclaré Robert Alden, chef conservateur, au conseil en avril.
John Cotton, le nouveau chef du conseil municipal, a révélé en mai 2023 qu'un « trou noir » massif devait désormais être comblé dans le budget du conseil pour réparer le système défaillant, qui devrait enregistrer et automatiser chaque facture, achat et paiement de salaire par le conseil.
Le conseil a confirmé que le système Oracle lui-même n'est pas en faute, mais la manière dont son système a été mis en œuvre et intégré par l'autorité a déclenché d'énormes problèmes. Cotton a promis que les contribuables ne souffriraient pas de la crise, déclarant à BirminghamLive : « Nous ne prélèverons aucun argent sur la prestation de services de première ligne aux habitants de cette ville afin d'y remédier ».
Lorsqu'il lui a été demandé comment il était possible de protéger les services, il a déclaré : « Il existe d'autres moyens de faire face à une pression financière de cette nature, et c'est le plan sur lequel nous travaillons en ce moment ». Il n'a pas donné plus de détails, mais le quotidien est persuadé que cela pourrait impliquer un raid sur les réserves ou la vente des actifs du conseil.
Puis, en juin, l’autorité locale dirigée par les travaillistes a révélé qu’elle devait payer jusqu’à 760 millions de livres sterling (890,43 millions d'euros) pour régler des revendications historiques en matière d’égalité salariale, mais qu’elle n’avait pas les ressources pour le faire.
Toutefois, comme suite à la mise en œuvre d'un nouveau système informatique (Oracle dans le cas d'espèce), l'analyse a révélé des coûts supplémentaires importants que la municipalité devra payer.
Une information confirmée dans une déclaration des conseillers John Cotton et Sharon Thompson, respectivement leader et leader adjoint, qui ont indiqué que l’autorité était touchée par des difficultés financières dues à des problèmes liés à la mise en œuvre de son système informatique Oracle. Le conseil a demandé à l’Association des collectivités locales un soutien stratégique supplémentaire, selon le communiqué.
« Étant donné les sommes énormes en jeu, le conseil ne peut pas se permettre de payer cela avec les ressources existantes, y compris les réserves », a déclaré le conseil.
Réimplémenter Oracle ou chercher une autre solution ?
S’exprimant devant le comité d’audit du conseil mercredi dernier, les responsables ont déclaré que le conseil examinait toujours s’il fallait réimplémenter Oracle ou chercher une autre solution, alors que le corps public peine à stabiliser l’implémentation actuelle d’Oracle et à la rendre apte à déposer des comptes vérifiables avec un système de rapprochement bancaire fonctionnel.
Le conseiller municipal et membre du comité d’audit Meirion Jenkins a déclaré : « Il y a un moment dans une mise en œuvre où les entreprises diraient : "Nous allons arrêter, nous allons simplement accepter que nous ne voulons pas jeter de l’argent par les fenêtres. Nous allons mettre en place quelque chose d’autre" ». Il a ensuite demandé aux agents si le conseil - qui prévoit 300 millions de livres de coupes budgétaires globales - avait atteint ce stade.
Philip Macpherson, un responsable du programme Oracle récemment nommé pour le conseil, a déclaré : « Nous sommes en train de faire une analyse des options pour peser réellement le pour et le contre autour de cela, pour étayer le cas d’une réimplémentation [d’Oracle] et spécifier les résultats attendus par le conseil ».
Le plan actuel du conseil est de réimplémenter une nouvelle version d’Oracle, après que sa version fortement personnalisée d’Oracle pour la finance, les ressources humaines, les achats, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion de la relation client et la paie a été mise en service en avril 2022, malgré des avertissements « rouges » sur plusieurs aspects de la fonctionnalité. La personnalisation était contraire au plan initial du conseil, et en juin dernier, il a décidé de revenir à une solution Oracle plus « standard ».
Dans les documents budgétaires publiés plus tôt cette semaine, le conseil a alloué 45 millions de livres supplémentaires (52,6 millions d'euros) à la réimplémentation sur les deux prochaines années, en plus des 86 millions de livres (100 millions d'euros) déjà approuvés. Des estimations antérieures avaient suggéré qu’il faudrait 100 millions de livres (117 millions d'euros) pour régler le projet Oracle, qui était initialement estimé à 20 millions de livres (23,4 millions d'euros).
Cependant, lors de la réunion du comité d’audit cette semaine, Macpherson a déclaré que l’équipe n’était actuellement pas en mesure d’estimer le coût et le calendrier de la réimplémentation d’Oracle. Interrogé sur le nombre de jours de conseil nécessaires et le délai de réimplémentation, il a déclaré : « Je ne peux pas vous le dire aujourd’hui parce que nous devons passer par le processus de planification détaillé… Nous avons une idée du travail à faire. Et une partie de cela consiste également à évaluer ce qui peut être réutilisé de la mise en œuvre, ce qui doit être reconstruit à partir de zéro ».
Le conseil municipal de Birmingham a choisi Oracle Fusion Cloud en juillet 2019 pour remplacer SAP pour les processus financiers, de ressources humaines et d’approvisionnement. En mars 2022, le conseil a déclaré que le coût de la mise en œuvre passerait de 20 millions de livres à 38,7 millions de livres. En mai 2023, le conseil a déclaré que le coût total pourrait atteindre 100 millions de livres.
Malgré les inquiétudes que le système ne réponde pas aux besoins du conseil et ne remplace pas les fonctionnalités de SAP, le conseil a mis en service Oracle en avril 2022. Stocks a déclaré que depuis que le conseil utilise le système Oracle, l’un des principaux problèmes a été la gestion de la trésorerie. Le système SAP précédent prenait les informations de la banque et les affectait ensuite aux codes du grand livre appropriés.
« Cette adaptation a été mise en place pour Oracle mais n’a pas fonctionné. Une grande partie du travail que les agents ont dû faire consiste à déplacer manuellement cet argent au bon endroit ».
Lors d'une réunion houleuse, le conseiller Jenkins a déclaré : « Ce que nous disons, c'est que notre système comptable s'est effondré. Il est pratiquement inutilisable. La personne chargée de le mettre au point ne peut pas nous dire combien nous allons dépenser d'ici à ce qu'il soit terminé... c'est-à-dire combien d'heures ou de jours de consultation [il faudra] - et gardez à l'esprit que ces personnes gagnent plus de 1 000 livres par jour. Et nous ne savons pas quand le système réimplémenté sera mis en service. C'est incroyablement peu convaincant pour moi ».
La directrice des finances du Conseil, Fiona Greenway, qui est également devenue propriétaire responsable du projet Oracle, a déclaré : « Nous sommes en train de mettre le doigt sur quelque chose... mais [nous] n'avons pas toutes les informations. Je demande votre autorisation pour que nous obtenions ces informations. Nous devrions être en mesure de répondre à ces questions, absolument. Nous avons prévu plus d'argent dans le budget pour tenir compte de ce que nous pensons que cela pourrait coûter. Mais nous ne voulons pas vous donner une série de chiffres ou de délais... pour ensuite revenir la prochaine fois et dire 'en fait, ils ont changé' ».
Elle a promis de donner à la commission d'audit plus de détails sur le calendrier et le budget de la mise en œuvre d'Oracle.
Alors que le conseil municipal est confronté à l'incertitude concernant un projet Oracle doté d'un budget de 131 millions de livres sterling, il a annoncé qu'il augmenterait les impôts de 21 % au cours des deux prochaines années, dans le cadre des efforts visant à réduire le budget de 300 millions de livres sterling. Afin d'économiser de l'argent, le conseil prévoit de réduire l'éclairage public et de diminuer les collectes de déchets. Jusqu'à 600 suppressions d'emplois sont encore probables, selon les autorités locales.
Sources : conseil municipal de Birmingham , documents budgétaires, augmentation des taxes de 21%
Et vous ?
Que pensez-vous de la décision du conseil municipal de Birmingham de choisir Oracle comme logiciel de gestion ? Quels sont les avantages et les inconvénients d’une solution Oracle standard par rapport à une solution personnalisée ? Quelles sont les alternatives possibles à Oracle pour les autorités locales qui cherchent à optimiser leurs processus financiers, de ressources humaines et d’approvisionnement ? Comment le conseil municipal de Birmingham peut-il éviter que le coût et le délai de la réimplémentation d’Oracle ne dérapent davantage ? Quel impact la faillite du conseil municipal de Birmingham aura-t-elle sur les services publics et les citoyens de la ville ? Que pensez-vous de l'augmentation des taxes de 21% sur deux ans dans ce contexte ? 
Envoyé par Stéphane le calme
